כל חברה שמכבדת את עצמה כבר יודעת שייעוץ ארגוני לחברות יכול לשפר את תפקוד הארגון בכמה רמות. אספנו יועצים מובילים המסבירים למה השינוי חייב להתחיל קודם כל מלמעלה
Sherry – ניהול כספים ואסטרטגיה עסקית
"בעלי עסקים מכבים שריפות במרבית זמנם ולא פועלים מתוך אסטרטגיה ותוכנית יעדים ברורה. כשאני שואלת יזם מה הוא המשאב הכי יקר שלו בעסק, בדרך כלל הוא עונה הסחורה, המלאי ומשכורות העובדים, כשבעצם המשאב היקר ביותר הוא הזמן", אומרת שרי זאבי, מנכ"לית ומייסדת "Sherry – ניהול כספים ואסטרטגיה עסקית". "לא כל היזמים יודעים לנהל. רוב הזמן הם עסוקים במה שהם לא צריכים לעשות ולא עושים את מה שהם כן צריכים לעשות. ניהול יעיל הוא קודם כל ניהול זמן נכון, בין אם זה ניהול הזמן של העובדים, ניהול הזמן של המנהל בעצמו, ולא פחות חשוב מכך, ניהול זמן לפי יעדים. כדי שניהול הזמן יהיה אפקטיבי יש להבטיח שהמבנה הארגוני וקווי התקשורת בארגון אכן מאפשרים זאת ובמקום בו יש עיכוב או חוסר מקצועיות, יש לייצר שינוי".
שרי היא בעלת תואר שני במימון ותואר בחשבונאות ולה ניסיון רב שצברה, בין השאר, בעת שירותה כקצינה בצבא קבע בניהול מערכות גדולות. המשרד שבבעלותה מומחה בניהול כספים ואסטרטגיה עסקית וכולל צוות של כלכלנים וסופרווייזרים מומחים בליווי עסקי לחברות ועסקים קטנים ובינוניים ובניהול כספים במיקור חוץ. בידע העצום שצברה, היא בונה עם הלקוחות שלה ארגונים מינימליסטיים שהיא מגדירה אותם כמכונות משומנות שיודעות לייצר כסף והרבה. "כל תהליך מתחיל בניתוח שלי את התוצאות העסקיות, הפוטנציאל העסקי, איך מייצרים שקט כספי ליזם ואיך מייצרים יותר כסף", מסבירה שרי.
הארגון – מכונה משומנת שמייצרת כסף
לדברי שרי, יזמים רבים נוטים לקבל החלטות רגשיות בכל הנוגע לכוח אדם, מה שמוביל לא פעם לבזבוז של כסף רב בשל התנהלות לא נכונה או איוש תפקיד באדם שאינו מתאים. ארגון בריא חייב להיות ארגון פונקציונלי שתואם את מטרות וצרכי הארגון. "אדגיש, כי כל משרה שאינה מייצרת כסף לארגון היא משרה מיותרת ויש לשקול את קיומה. לכל תפקיד צריכים להיות תג מחיר, הגדרה מדויקת, דרישות תפקיד מפורטות וקריטריונים של התאמה לתפקיד (השכלה, ניסיון, כישורים ועוד). מנהלים רבים, קובעים את תג המחיר של התפקיד בהתאם לדרישות השכר של המועמד ומשלמים הרבה יותר ממה שתג המחיר מחייב" ממשיכה שרי. "אני מתבוננת על הארגון במבט-על ובאובייקטיביות, המאפשרים לי לבחון מהו המבנה הארגוני האופטימאלי והיכן יש משרות מיותרות, מי מתאים לתפקידו ומי לא ובונה ארגון נכון עם האנשים הנכונים לו. הדבר נכון גם כשמדובר ביזם עצמו. לעתים ההמלצה שלי תהיה שימנה מנכ"ל מקצועי כדי שהוא יוכל להתפנות למה שהוא טוב בו באמת – יזמות עסקית ופיתוח".
מכופפים את הפיזיקה למתמטיקה
בעבודתה נתקלה שרי בלא מעט חברות או ארגונים בהם המנהל לא באמת ידע איך הדברים מתנהלים במחלקות השונות, לעתים במקום לטפל במוקד הכשל, הוא גייס אנשים נוספים בתקווה שעזרה נוספת תפתור את הבעיה. "עיבוי לא מוצדק של כוח האדם יוביל בהכרח להתנהלות לא אפקטיבית", מסבירה שרי. "במקרים רבים הפתרון יהיה נעוץ בשיטת ניהול חדשה, בחינה מחדש של המבנה הארגוני, הטמעת מערכות של בקרה, ושילוב אמצעים דיגיטליים. שיתוף פעולה מלא עם היזם או המנכ"ל הוא המפתח להצלחה של כל תהליך שינוי ותפקידי, בין השאר, הוא למקסם את היכולת שלו להוביל, להניע מהלכים, לטעת מוטיבציה ולרתום את הצוותים".
עוד מסבירה שרי, כי מצב בו העסק "מנהל" את היזם במקום שהוא יהיה זה שיחזיק במושכות ויקבע את סדר היום, יכול להעיד על מבנה ארגוני לקוי שההשפעות הכספיות שלו עלולות להיות הרות גורל. כל הוצאה בעסק, הקשורה לתפעול שלו כמו בפיתוח, ייצור, שיווק ומכירה חייבת להיות בקשר ישיר להכנסה שהיא תייצר בהמשך. כאשר המבנה הארגוני אינו אופטימלי, ייתכנו החלטות שיתקבלו מבלי לראות את התמונה כולה, או כאלה שלא ישקפו את התוכנית העסקית או התוכנית האסטרטגית של החברה.
"אני קנאית לתוצאות", אומרת שרי. "כשפועלים מתוך תחושות ולא על בסיס עובדות, תוכנית סדורה או תקציב מוגדר, הנפילה במדרון חלקלק היא כמעט בלתי נמנעת. במבנה ארגוני בו לכל אחד יש תפקיד מוגדר, כל אדם יודע למי הוא צריך לדווח על פעולה, ממי הוא מקבל הנחייה לבצע וגם מי מפקח על הביצוע, הסיכון לבזבוז יורד והסיכוי לצמיחה ושגשוג עולה. יתרה מכך, למרות ההקפדה על מבנה ארגוני יעיל, השאיפה שלי היא ליצור מבנה ארגוני שגם יאפשר גמישות ויכולת להסתגל לתנאי שוק משתנים, רגולציה חדשה או מתחרים חדשים. ארגון או חברה שיישארו מקובעים לאורך זמן ולא יהיה ערניים לסביבה העסקית שלהם ולא ישכילו לערוך את ההתאמות הנדרשות, עלולים מהר מאוד למצוא את עצמם מאחור. המודלים, שיטות העבודה וההמלצות שאני נותנת ומטמיעה בכל ארגון או חברה מאפשרים לבעלי החברה, למנהלים וכמובן לעובדים לשנות ולהשתלב בדרך הקלה, המהירה והבטוחה ביותר".
לסיכום, על-פי שרי, אלו הם העקרונות לניהול נכון: ניהול לפי יעדים ועבודה על פי תכנית עבודה לרמת "הפינצטה"; מבנה ארגוני מינימליסטי ואפקטיבי – מכונה משומנת שמייצרת כסף; התאמה אופטימאלית של בעלי התפקיד לתפקידם; תגמול לפי תוצאות-שילוב מרכיב שותפים אף אם קטן בכל חוזה העסקה; קווי תקשורת מסודרים ואפקטיביים בארגון.
